¿Cuándo es momento de cambiar al administrador?
La insatisfacción con el administrador es uno de los temas más recurrentes en los foros de copropietarios chilenos. Pero pasar de la queja al cambio efectivo requiere conocer el proceso legal. Hacerlo mal puede generar conflictos, demandas y costosas indemnizaciones.
Las señales más comunes de que es momento de cambiar incluyen:
- Falta de transparencia: no entrega respaldo documental de los gastos.
- Morosidad creciente que no se gestiona.
- Proveedores sobrevalorados o contratos sin cotizar.
- Respuesta lenta o nula a los requerimientos de los residentes.
- Honorarios que aumentan sin justificación ni negociación.
- Sospecha de irregularidades financieras.
Paso 1: Revisa el contrato vigente
Antes de cualquier movimiento, el comité debe obtener y leer el contrato que tiene el edificio con el administrador actual. Los puntos críticos a revisar son:
- Plazo del contrato: ¿Tiene fecha de vencimiento? ¿Es por plazo indefinido?
- Cláusula de término anticipado: ¿Cuántos días de aviso previo se requieren? ¿Hay multa por término anticipado?
- Causales de término inmediato: Algunos contratos permiten el término sin aviso previo ante incumplimientos graves.
Si el comité no tiene copia del contrato, solicitarlo al administrador es el primer paso — y su eventual negativa es en sí misma una señal de alerta.
Paso 2: Reúne evidencia de los incumplimientos
Si el motivo del cambio es un incumplimiento (no solo "queremos probar otra opción"), documenta las fallas con evidencia concreta:
- Correos o mensajes sin respuesta.
- Solicitudes formales ignoradas.
- Gastos sin respaldo.
- Discrepancias entre los estados de cuenta y los comprobantes.
Esta documentación protege al comité ante una potencial demanda del administrador saliente.
Paso 3: Convoca una asamblea extraordinaria
La remoción del administrador debe ser aprobada por la asamblea de copropietarios. No puede ser una decisión unilateral del comité, salvo que el reglamento le otorgue esa facultad expresamente.
La convocatoria debe hacerse con al menos 5 días de anticipación e incluir explícitamente en la tabla el punto "Remoción del administrador y designación de reemplazante". Si este punto no está en la tabla de la convocatoria, el acuerdo puede ser impugnado.
El quórum requerido para remover al administrador es generalmente la mayoría absoluta de los copropietarios con derecho a voto, aunque el reglamento puede establecer un quórum diferente.
Paso 4: Selecciona al nuevo administrador
Antes de la asamblea, el comité debería tener al menos dos o tres candidatos evaluados. Los criterios de selección deben ir más allá del precio:
- Referencias verificables: Pide contactos de otros edificios que administre actualmente y llama directamente a sus comités.
- Transparencia del modelo: ¿Cómo rinde cuentas? ¿Entrega acceso a los documentos financieros?
- Tecnología: ¿Usa alguna plataforma de gestión? ¿Los copropietarios pueden ver sus liquidaciones en línea?
- Cláusulas del contrato: ¿Qué incluye el honorario y qué se cobra aparte?
También es el momento ideal para evaluar si realmente necesitan un administrador externo, o si el comité puede autogestionar el edificio con apoyo de una plataforma tecnológica como ggcc.cl.
Paso 5: Formaliza el término con el administrador saliente
Una vez aprobado el cambio en asamblea, comunica la decisión al administrador saliente por escrito (carta certificada o correo con confirmación de recepción), citando el acta de asamblea como respaldo.
Define claramente la fecha de término y el proceso de traspaso, que debe incluir:
- Entrega de toda la documentación del condominio: contratos, facturas, libro de actas, reglamento.
- Traspaso de cuentas bancarias del edificio.
- Liquidación del fondo de reserva y cuentas corrientes.
- Auditoría de cierre: Es recomendable contratar a un contador independiente para revisar las cuentas del período administrado antes del traspaso definitivo.
Paso 6: Realiza una auditoría de cierre
Este paso es el más omitido y el más importante. Una auditoría independiente de los últimos 12 a 24 meses de gestión puede revelar cobros irregulares, proveedores ficticios o fondos mal utilizados. Si se detectan irregularidades, el comité tiene fundamentos para iniciar acciones legales contra el administrador saliente.
¿Qué pasa si el administrador se niega a irse?
Si el administrador desconoce la decisión de la asamblea o se niega a hacer el traspaso, el comité puede recurrir a los Juzgados de Policía Local para exigir el cumplimiento. El acta de asamblea debidamente firmada es el documento que acredita la legitimidad de la decisión.
Conclusión
Cambiar de administrador no es un proceso rápido ni sencillo, pero es perfectamente realizable si se siguen los pasos correctos. La clave es actuar con documentación sólida, respetar los procedimientos legales y asegurarse de que el traspaso sea completo y auditado. Un cambio bien gestionado puede ahorrarle al edificio cientos de miles de pesos al año.